【mgm美高梅】财务报销指南,财务处关于更换财务支出凭证的通知

全体教职工:

为了更好地为全院师生服务,加强协作,提高工作效率,建立良好的工作秩序及环境,特制定《财务报销指南》,请各部门及相关人员予以配合。

  为规范财务行为,提高工作效率,结合巡视整改要求,现把学校日常财务支出凭证进行修改。请各位报账时按照修改后带有“亳州学院字样的凭证”内容进行填报和签批(亳州学院公务出差审批单、亳州学院差旅费报销凭证、亳州学院报销凭证封面、亳州学院借款凭证等暂时从财务处网站下载专栏中打印),原带有“亳州师专字样凭证”不再使用。

(一)原始凭证(报销单据)的基本要求

  带有“亳州学院字样”的凭证从2016年12月5日起开始使用。

1.原始凭证的内容必须具备:凭证的名称;填制凭证的日期;填制凭证单位名称或者填制人姓名;经办人员的签名或盖章;接受凭证单位名称;经济业务内容;数量、单价和金额。

亳州学院财务处  2016年12月1日

2.从外单位取得的原始凭证,必须具有税务局监制章或财政票据监制章以及填制单位的财务专用章。从个人取得的原始凭证,必须有填制人员的签名或盖章。自制原始凭证是指经学院批准、财务处统一印制的中国环境管理干部学院借款单、原始凭证汇总报销单、差旅费报销单等。

mgm美高梅 1亳州学院报销凭证封面2016.10.31.docxmgm美高梅 2亳州学院差旅费报销凭证.docxmgm美高梅 3亳州学院公务出差审批单.docmgm美高梅 4亳州学院借款凭证.docx

3.原始凭证不得涂改、挖补。发现原始凭证有错误的,应当由开具单位重开。

4.原始凭证的大写和小写金额必须相符。汉字大写数字金额如零、壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾、佰、仟、万、亿等,一律用正楷或者行书体书写,不得用0、一、二、三、四、五、六、七、八、九、十等简化字代替,不得任意自造简化字。大写金额数字到元或者角为止的,在“元”,或者“角”字之后应当写“整”字或者“正”字:大写金额数字有分的,分字后面不写“整”字或者“正”字。

5.从外单位取得的原始凭证如有遗失,应当取得原开出单位存根联的复印件并加盖财务专用章的证明,经部门领导人签字后,报财务处领导批准,才能代作原始凭证。如果确实无法取得证明的,如火车、轮船、飞机票等凭证,由当事人写出详细情况,经部门领导人签字后,报财务处领导批准,代作原始凭证。

6.各经办人员持原始凭证到财务处报销,应有部门领导人和经办人签名,购买实物的原始凭证还应具有验收证明人签名并附有明细清单。

7、填制学院自制原始凭证须使用黑色碳素笔。

8、填制原始凭证涉及学院单位名称时一律书写全称“中国环境管理干部学院”,不得随意简写。

(二)原始凭证的粘贴

根据我国会计档案管理有关规定,原始凭证请以错开层叠的形式粘贴在财务处的“原始凭证汇总报销单”上,这样有利于原始凭证的保存,防止破损、丢失等。

(三)现金、支票、汇款的财务规定及手续

1.现金

各部门应在国家《现金管理条例》规定的下列范围内使用现金:

(1)个人津贴、劳务报酬;

(2)按国家规定颁发给个人的科技、文化、艺术、体育等各种奖金:

(3)各种劳保福利费以及国家规定发给个人的其他支出:

(4)向个人收购农副产品和其他物资的价款;

(5)出差人员必须随身携带的差旅费:

(6)因采购地点不固定、交通不便或者其他特殊情况需要支付的现金:

(7)小额零星报销。

使用现金要在限定的范围内,且严格审批程序,控制额度。如有特殊情况,应说明原因报财务处领导批准。

教职工在办理各项现金收付业务时,请在柜台前划中国建设银行的银行卡当面核对清楚后离开。

2.支票

教职工因公在本市购物或办理其它付款业务时,结算金额在1000元以上,原则上必须用支票结算,二周内持发票及其他一些相关手续(指办理固定资产登记或低值易耗品登记手续)到财务处报销。特别需要注意:支票有效期为lO天。

mgm美高梅,3.汇款

教职工因公办理汇款(电汇等)手续时,如果对方已开出发票或财政收据,可持票据直接到相关审核岗位办理报销手续;若对方单位没有发票或财政收据,可暂作借款处理。应先填写“中国环境管理干部学院借款单”(一式四联),办理审批手续,然后到相关岗位办理汇款手续,汇款人应及时向收款单位催要票据,待票据收到后,二周内到财务处核销借款。

(四)借款手续及规定

1.本院职工日常公务借款,应事先填写“中国环境管理干部学院借款单”(一式四联),写清借款人、借款用途、借款方式(指现金、支票、汇款等)、经费来源(或项目代码)及大小写金额(金额须一致)及相关领导签批。如采用汇款方式,应填明对方单位名称、开户银行及开户银行帐号。

2.现金借款单笔金额一般不大于5000元。现金借款单笔金额在5000元(含5000元)以上,50000元以下的须经主管院长、财务处领导审批;
50000元(含50000元)以上,100000元以下的,须经主管院长、财务处领导、主管财务院长审批;100000元(含100000元)以上的,须经主管院长、财务处领导、主管财务院长、学院院长审批。

3.办理借款手续时,执行“前欠不清、后款不借、无故拖欠不借、没有资金来源不借”的原则,对于不合理的借款或暂付款的支取方式不符合《现金管理条例》的借款,财务处有权拒绝借款。

4.暂付款项必须坚持公款公用,不准借给与结算收支没有关系的单位和个人,也不得用于与结算收支没有关系的项目。

5.借款由借款人负责核销,借用现金因故未使用者,应在五日内退回财务处。借款人办理业务结束后,应在二周内到财务处报账。有周转金借款的部门,须在年终前归还周转金,来年年初重新办理周转金借款于续。

6.凡无正当理由或不予说明理由未按期报账,并经财务处催款,一个月未报销或归还的借款人,从第二个月起,由财务处视暂付款金额分月从借款人工资中扣还。

7.借款人必须为本院教职工。

(五)报销手续及规定

1.教职工因公办理业务,在业务终了,取得合法凭证后,二周内,填制相关单据,到财务处办理报销手续。

2.填制报销单据时,不同业务填制不同单据,不得混填混报。

3.购办公用品、元器件等,需附包括品名、单价、数量等内容的清单,由经办人、验收人、部门领导签字。购图书资料,需填写“中国环境管理干部学院仪器设备入账单”
,由经办人、验收人、部门领导签字。打字复印必须附有打字复印资料详细清单,由经办人、证明人、部门领导签字。

4.托儿费报销由校医院主管核准、主管院领导签字。

5.设备、家具及其它固定资产购置的财务报销手续。

各部门使用学院各种经费购买设备、家具原则上应由学院采购办公室统一办理。采购前的审批权限按《中国环境管理干部学院物资采购工作暂行管理办法》执行。如遇特殊情况需要自购,也须经学院采购办公室同意方能采购。购买设备、家具及其它固定资产要有正式发票,报销时除部门领导、经办人、验收人签字外,还需到后勤管理处资产管理办公室办理固定资产登记手续,凭固定资产入账单及发票一同到财务处办理报销。购买油汀、取暖器、空调器等大功率用电设备,应当考虑用电线路安全、安装部位房屋结构安全和外观整齐美观等,须经后勤管理处和后勤公司审核。对购置数码摄像机、数码照相机、手提电脑和空调还需经分管院领导、后勤管理处、基建办公室审批同意,方可购买和报销。

6.专项工程、大中修、改扩建和房屋装修由后勤管理处归口管理,编制计划和立项报批。会计人员根据送来的合法票据,严格按合同付款条件和学院专项工程、大中修、改扩建项目管理规定进行审核,对支付工程预付款、进度款和工程竣工结算需报财务处领导审批。其中,工程预付款金额超过5万元的还需经主管院领导、主管财务院领导签字,超过10万元的还须学院院长签字。工程完工结帐,其工程决算须经审计处审计签字。办理付款时由经办人、部门领导签字、后勤处及基建办公室领导签字。

7.基本建设项目的财务报销和付款规定及手续。基本建设项目由基建办公室负责管理、编制计划和立项报批。基本建设项目中的材料款和工程预付款等需经验收人验收、经办人、基建办公室领导签字,并提供合法票据(收款人与合同签订单位应一致)到财务处办理付款和报账,会计人员根据送来的合法票据,严格按合同上的付款条件和年度计划认真核对,确认无误后报财务处领导审批。工程决算需经审计部门签字。基建大额款项的支付应提前一星期通知财务处安排资金。

8.科研经费的报销遵照学院《科研管理暂行办法》第二十六、二十七、二十八条规定办理报账手续。

9.住房公积金支取手续。学院教职工凭本人身份证到财务处领取单位支取证明信(注明支取原因、单位账号、职工账号、支取金额,加盖单位公章)和住房公积金支取单。

10.经财务处审核,实际报销金额大于填制金额的,须重新办理审批手续。

11.经办人必须是本学院教职工。

(六)财务处对外服务时间

财务处每周一、二、三、四上午对外报销。根据《河北省省级财政授权支付管理暂行办法》的通知、会计电算化制度和现金管理条例规定,每天的会计凭证需复核以后方能记帐,为保证复核人员复核凭证和出纳员清点库存现金并交库,为此,财务处定于每天下午为财务处内部结帐时间,不对外报销,每周五上午为政治、业务学习时间,不对外办理业务。请各部门和相关人员予以配合。

中国环境管理干部学院

财务处

2011.10.11

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